Retrasos y cancelaciones de vuelos generan gastos que frecuentemente recaen sobre los pasajeros, pero existen marcos regulatorios que establecen obligaciones específicas para las aerolíneas. El Reglamento (CE) 261/2004 define derechos de asistencia que varían según la duración del retraso y la distancia del trayecto.

Para vuelos de hasta 1.500 kilómetros, la asistencia se activa a partir de dos horas de retraso; para trayectos entre 1.500 y 3.500 kilómetros, a partir de tres horas; y para distancias mayores, a partir de cuatro horas. Esta asistencia incluye alimentos y bebidas suficientes, dos comunicaciones gratuitas por teléfono o medios electrónicos, y en caso de pernocta obligatoria, alojamiento y transporte entre el aeropuerto y el hotel. Cuando el retraso obliga a los pasajeros a permanecer fuera de su lugar de origen, la compañía aérea está obligada a cubrir los gastos de hospedaje, independientemente de la hora del día.

Un aspecto crítico de estas normativas es que los derechos no se activan automáticamente. Las aerolíneas no siempre ofrecen compensación por iniciativa propia, lo que requiere que el pasajero realice una reclamación explícita. Para ello, es fundamental conservar todas las facturas y recibos de gastos incurridos—comidas, alojamiento, transporte—junto con la tarjeta de embarque y cualquier comunicación con la compañía. Si la aerolínea no responde satisfactoriamente, el pasajero puede acudir a la Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA) en España, siempre que el vuelo esté dentro de su jurisdicción, es decir, que salga de un aeropuerto español u llegue desde terceros países operado por aerolíneas comunitarias. Documentar meticulosamente cada gasto es tan relevante como guardar la tarjeta de embarque, ya que estos comprobantes son la evidencia necesaria para acreditar los gastos que la aerolínea debería haber cubierto.